Web会議を利用してみて
コロナ対策でテレワークを実施している方が多いのではないかと思います。
私も2月下旬からWFHの通達があり自宅で作業をする様になってから１ヵ月半程経ちますが、元々ノートPCやVPN等の環境が整備されていたため、勤務形態の影響を受けずにテレワークに移行出来ました。
そんな中でも一番大きく変わったのが、全てのコミュニケーションをWeb会議で行う様になった事だと思います。
幸いにも、Web会議の環境もコロナ対策前から準備されていた為、導入はスムーズに行えましたが、テレワークを開始してからいくつかのWeb会議を利用してみて感じた事などを共有できたらと思います。
各Web会議の特徴
私の場合は、Workplaceビデオチャット/Google Hangouts Meet/ZoomでWeb会議を利用してみましたがそれぞれの特徴や感じた事などをまとめてみました。
Workplaceビデオチャット
特徴
Facebookが提供するエンタープライズ向けSNSシステムWorkplace from Facebook(有料)に搭載されているチャット機能になり、テキスト・音声通話・ビデオチャットが行えます。
会議の主催者・参加者伴にWorkplaceのアカウントが必要です。
音声通話やビデオチャットを個人またはグループ（最大50人）で行え、操作も非常に簡単でブラウザorスマホアプリで利用可能です。
もともと会社としてWorkplaceを導入してた経緯もあり、一番利用頻度が高いです。
利用方法
Workplaceチャットの利用方法については下記を参照願います。 businesschatmaster.com
気になった点
気になった点としては、PCの画面共有を行う場合別途Chrome拡張機能をダウンロードする必要があります。
PCの画面共有用Chrome拡張機能 chrome.google.com
後、音声通話やビデオチャットを利用していて、（ネットワークの負荷状況によりますが）若干不安定な気がしました。
Google Meet
特徴
Googleが提供しているビジネス向けビデオ会議ツールで、最大250人でビデオ会議が行えます。
GSuite(有料)というグループウェアサービスに統合されており、ブラウザorスマホアプリから会議に参加できます。
会議の主催者はGoogleアカウントが必要ですが、参加者はアカウント不要で主催者から招待を受ければ参加できます。
便利な機能としては、PC画面の共有を標準で行えます。
また、Googleカレンダーの予定からダイレクトにビデオ会議を開始できます。
以前は、ビデオハングアウトという名称でサービスを行っておりましたが、現在はMeetに変更されております。
また、Meetとハングアウトの比較は以下の通りです。
利用方法
Google Meetの利用方法については下記を参照願います。
気になった点
特に気になった点等はありませが、Zoomに比べるとやや機能が劣るかなと思いました。
Zoom
特徴
Zoom社が提供している、Web会議システムでエンタープライズ版（有料）で最大500人迄参加できます。
無料版も用意されていて最大100人のグループ会議が40分まで利用可能です。
会議の主催者はZoomアカウントが必要ですが、参加者はアカウント不要で、管理者から送られてきたリンクをクリックするだけでミーティングに参加できます。
便利な機能としては、PC画面共有／ホワイトボード／ブレイクアウトルーム（参加者を複数のグループに分ける）等豊富に揃っています。
音声や画像も鮮明でほぼ遅延なく安定していました。
利用方法
Zoomの利用方法については下記を参照願います。
気になった点
気になる点としては、セキュリテー上の問題として下記２点が挙げられています。
また、上記について現状(2022/4/10時点)の対応状況を調査してみたところ
ソフトウェアの脆弱性については、Zoom側で随時対応が進んでいる様です。 Zoomを利用する際は最新のソフトウェアにアップデートする必要があります。
Zoom bombingについてですが、Zoomの場合9桁の数字が一致すれば第三者がミーティングに参加できてしまう為、対策としては
ミーティングにはパスワードを設定する。
ミーティングIDはなるべく毎回変更する
ミーティングID／パスワードを関係者以外に公開しない
等が必要となります。
Web会議のマナー
１ヵ月半程Web会議を利用してみて、会議を円滑に進めるための注意点等を記載します。
Web会議開始前に事前準備をしておく
会議を開始してから招待等を行うと、準備だけで10分/20分...と会議が遅延することがある為、事前に招待メッセージやURL等を共有しておくとをオススメします。
※可能であればWeb会議のリハーサル等を行っておくと良いです。ハウリング対策
マイクとスピーカーを近づけたり、その他機械とマイクを近づけたことでハウリングが発生するので近づけない様にしましょう。音声確認
ネットワーク環境等の原因で声が届かないことがあるので、Web会議を始める前や発言する前に相手側にきちんと声が届いているか確認しましょう。自分が発言しない時は、マイクをミュートにしておく
マイクが常時ONのままだと意外とノイズを拾い、聞き取りずらいので未使用時はミュートにしましょう。(ネットワークの負荷軽減にもなります)会議終了時の連絡
Web会議では会議終了を把握しずらい為、終了する際はしっかりと締めると分かりやすいと思います。
まとめ
まだ、全ての機能を使いこなせていませんが上記３つのWeb会議を利用してみた感想は以下の通りです。
この先もしばらくテレワークが続くかと思いますが、目的や利用人数、機能等でWeb会議をうまく使い分けてみて下さい。
